Est-il vraiment nécessaire d'organiser une réunion?

Les multiples réunions qui jalonnent nos organisations sont de fait un formidable outil pour créer un esprit de corps et un alignement managérial sur toute la pyramide de l'organisation. Mal gérées, elles deviennent un fléau, source de perte de temps pour certains, défouloir pour d'autres, sans qu'aucune action concrète n'en sorte et en espérant que d'hypothétiques actions aient lieu d'ici la prochaine réunion.

Avant la réunion (Définir un objectif, un agenda et des responsabilités)

  • Une réunion sans ordre du jour n’est pas une réunion (vous devriez demander à ce que l’ordre du jour soit toujours communiqué avant le début d’un meeting). L’ordre du jour doit présenter la date, la durée et le thème de la réunion, l’objectif principal, les participants et les différentes personnes qui doivent réaliser une présentation. N’oubliez pas : 1 réunion = 1 sujet! Ne faites pas de vos réunions un pêle-mêle.
  • Prévenez les participants en avance autant que possible.
  • Préparez votre réunion et demandez aux participants de venir préparés (connaissance du sujet, compte-rendu à préparer, statistiques à amener, réflexion sur des idées au préalable…).
  • Réduisez le nombre de participants. N’invitez que les personnes réellement nécessaires, qui peuvent vraiment apporter quelque chose à la réunion. Pour les autres, le compte-rendu est aussi là pour ça!

Pendant la réunion (Discuter, Décider, Préparer à l’action)

  • Gardez les réunions les plus courtes possibles. Limitez vos réunions à 45 minutes, 1 heure au maximum.
  • N’organisez pas de réunion juste après la pause déjeuner, les collaborateurs en pleine digestion sont moins aptes à vous écouter. Évitez également les réunions à 8h du matin ou à 18h le soir, n’oubliez pas que vos collègues ont une vie privée et qu’ils peuvent avoir des obligations personnelles.
  • Fixez des règles: Dans la mesure du possible, demandez aux participants de garder leurs ordinateurs fermés et, par respect pour les autres, de garder leurs téléphones rangés ou face contre la table.
  • Recadrez le sujet de la réunion si les participants commencent à trop s’égarer de l’ordre du jour.
  • Animez votre réunion pour garder vos collègues plus enclins à vous écouter et participer : une excellente astuce pour garder l’attention de tous les participants au cours de la réunion est de schématiser les idées évoquées sur un tableau blanc.
  • Assurez-vous que pour chaque tâche, un responsable et une deadline sont définis.

Après la réunion (Remercier et récapituler)

  • Envoyez le compte-rendu de la réunion dans la journée. Après avoir remercié, il est essentiel de transmettre un compte rendu de la réunion. Attention, le but de cet exercice n’est pas de garder une archive des discussions menées mais de favoriser le passage à l’action. Chaque action (quoi) doit être complétée par le nom de la personne qui doit la réaliser (qui) et la date d’échéance (quand).
  • Prévoyez une autre réunion pour faire le point sur l’avancée du projet.

Enfin, n’oubliez pas que moins de temps en réunion, c’est plus de temps pour avancer sur ses dossiers, mais aussi pour laisser libre cours à sa créativité et celles de ses collaborateurs! D’ailleurs, certaines réunions peuvent souvent être remplacées par une discussion lors de la pause-café afin de faire un point rapide sur un projet!